La numérisation de documents est devenue incontournable dans la gestion d’entreprise. Finies les montagnes de papiers en désordre, place à l’organisation numérique ! L’archivage électronique est devenu une solution pratique pour le classement, la conservation et le traitement de vos documents administratifs importants. Mais parmi la multitude des applications disponibles, comment choisir la plus adaptée à vos besoins ? Suivez le guide, on vous dévoile tout.
Pourquoi numériser vos documents ?
La numérisation de documents est une manière efficace de garantir la pérennité de vos données. Qu’il s’agisse de factures, reçus ou autres documents importants pour votre entreprise, il est crucial de les préserver en toute sécurité. Les risques de perte ou de dégradation sont réduits, tout en libérant de l’espace physique. Par ailleurs, la numérisation facilite le partage et la consultation de ces documents, en quelques clics seulement.
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Quels critères pour choisir une application de numérisation ?
L’offre des applications de numérisation est pléthorique. Pour faire votre choix, plusieurs critères sont à prendre en compte.
Tout d’abord, la qualité de la numérisation. L’application doit offrir une qualité de scanner optimale, afin de garantir la lisibilité des documents numérisés. La possibilité de convertir ces documents en format PDF est également un atout.
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Ensuite, l’aspect gestion de documents est crucial. L’application doit permettre un classement pratique et intuitif de vos fichiers, ainsi qu’une recherche rapide et efficace.
Enfin, la sécurité des données est un aspect incontournable. L’application doit garantir la confidentialité et la protection de vos documents.
Les meilleures applications de numérisation
Passons en revue quelques applications de numérisation qui ont su se distinguer par leur efficacité et leur praticité.
1. Adobe Scan
Adobe Scan est une application de numérisation mobile qui vous permet de convertir vos documents en PDF de haute qualité. Elle offre une interface intuitive et des options de classement efficaces, en plus de garantir la sécurité de vos données.
2. Office Lens
Office Lens, développé par Microsoft, transforme votre smartphone en scanner de poche. Il dispose également d’une fonction OCR (Reconnaissance optique de caractères) qui vous permet d’extraire du texte à partir d’une image scannée.
3. CamScanner
CamScanner est une autre application qui a su se démarquer par la qualité de sa numérisation et son système de gestion des documents. Elle offre également une option de cloud pour stocker et partager vos fichiers.
Vers une gestion électronique de documents (GED)
Au-delà de la simple numérisation, la gestion électronique de documents (GED) est une solution complète pour la gestion de vos documents. Elle permet non seulement de numériser vos documents, mais aussi de les organiser, les archiver, et les partager de manière sécurisée.
La GED est d’autant plus intéressante qu’elle peut être intégrée à votre système informatique existant, offrant ainsi une meilleure fluidité dans le traitement de vos documents. Des logiciels comme Evernote ou Google Drive sont des exemples de solutions GED qui ont fait leurs preuves.
Conclusion : la numérisation, un enjeu majeur pour les entreprises
La numérisation de documents n’est plus une option pour les entreprises, c’est une nécessité. En garantissant la sécurité, la pérennité et l’accessibilité de vos documents, elle contribue à une gestion plus efficace et organisée de votre entreprise. Ainsi, bien choisir votre application de numérisation est crucial. N’oubliez pas de tenir compte de la qualité de la numérisation, de la gestion des documents et de la sécurité des données dans votre choix.
Et n’oubliez pas, le futur est au numérique !
Aspects légaux de la numérisation de documents
L’avènement du numérique a entraîné une évolution des réglementations concernant l’archivage de documents, particulièrement pour les entreprises. En France, par exemple, la loi reconnaît la valeur légale du document numérique, à condition que soient respectées certaines règles strictes.
Pour que la numérisation soit légale, le document original doit être détruit après numérisation. De plus, la numérisation doit être effectuée par une entreprise certifiée conforme à la norme NF Z42-026. Cette norme garantit la conformité du processus de numérisation, assurant ainsi l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des documents numérisés.
En outre, en cas de contrôle, l’entreprise doit être capable de prouver que la dématérialisation a été réalisée dans le respect des normes, c’est-à-dire que les documents ont été numérisés de façon fiable et que leur conservation est sécurisée.
Pour la signature électronique de documents administratifs, la loi exige également qu’elle soit effectuée conformément à des normes précises. C’est un aspect important à prendre en compte lors du choix de votre logiciel de gestion de documents.
La numérisation : un outil de gestion de contenu efficace
La numérisation de documents ne se limite pas à la simple conversion de documents papier en format électronique. Elle constitue également un outil de gestion de contenu efficace, particulièrement pour les entreprises.
L’archivage électronique permet en effet un classement des documents plus efficace, grâce à des systèmes de tags ou de dossiers personnalisables. Il facilite également la recherche de documents, grâce à des moteurs de recherche intégrés.
La numérisation permet en outre d’améliorer la gestion des factures fournisseurs. En passant par une application de numérisation, vous pouvez conserver une trace numérique de toutes vos transactions, facilitant ainsi leur suivi et leur traçabilité.
Enfin, la numérisation facilite le partage de documents au sein de l’entreprise, mais aussi avec des partenaires extérieurs, tout en garantissant la sécurité des données.
Conclusion : la numérisation, un virage incontournable pour les entreprises
En somme, la numérisation de documents est devenue une pratique courante pour les entreprises, et ce n’est pas sans raison. Elle offre de nombreux avantages, comme la sécurité des données, la pérennité des documents, une meilleure gestion de contenu et un gain d’espace physique non négligeable.
Cependant, la transition vers le numérique nécessite une certaine rigueur, notamment en ce qui concerne le respect des réglementations en vigueur. Il est donc important de choisir une application de numérisation qui répond aux exigences légales, tout en offrant une expérience utilisateur optimale.
À l’ère du numérique, la dématérialisation des documents est un enjeu majeur pour les entreprises. Ne tardez pas à prendre le virage du numérique, il est temps d’entrer dans l’ère de la gestion électronique de documents !